STRATEGIE FÜR DIE DIGITALE TRANSFORMATION
Legen Sie fest, was sich ändern muss, bevor Sie in Software investieren.
Wir analysieren Prozesse, Dokumente und Systeme Ihres Unternehmens, um Chancen für die Digitalisierung zu finden. Wir erstellen einen Plan mit Prioritäten, Anforderungen und Umsetzungsphasen, abgestimmt auf die Ziele und Kapazitäten Ihrer Organisation.
Heutiger Prozess
- Antrag kommt per E-Mail
Kein einheitliches Format
- Erfassung in einer Tabelle
Erneute Eingabe im Programm
- Freigabe per Telefon
Keine Dokumentation der Entscheidung
- Bericht in Handarbeit
Plan in Phasen
Phase 1Hohe Priorität
Online-Anträge und Freigaben
Phase 2Mittlere Priorität
Anbindung der Buchhaltungssoftware
Phase 3Nach Phase 2
Berichte aus dem System
- Prozessanalyse
- Prioritäten und Phasen
- Dokumentierte Anforderungen
WARUM WIR MIT DER ANALYSE BEGINNEN
Ein unklarer Prozess bleibt ein Problem, auch wenn er online läuft.
Vor der Entwicklung müssen Schritte, Zuständigkeiten und Ausnahmen des Prozesses verstanden sein. Digitalisierung soll den Ablauf verbessern, nicht jeden manuellen Schritt ungeprüft nachbauen.
Die Analyse beantwortet
- Wo sollten wir anfangen?
- Was sollte sich ändern?
- Brauchen wir neue Software?
- Was können wir behalten?
- Wie legen wir Prioritäten und Investitionen fest?
- Antrag per E-Mail
- Tabelle
- Freigabe 1
- Freigabe 2
- Bestellung
- Monatsbericht
Gefundene Punkte
Was es verursachtZeitverlust und Abweichungen zwischen Tabelle und Programm.
Was wir fragenWas ist die Hauptquelle, und wo kann nur einmal erfasst werden?
Wählen Sie einen Punkt auf der Karte, um zu sehen, was er verursacht und was wir in der Analyse fragen.
UMFANG DER ANALYSE
Was analysieren wir?
Sechs Bereiche, die gemeinsam betrachtet werden, denn ein Prozessproblem hat selten nur eine Ursache.
Prozesse und Dokumente
Die Schritte vom Antrag bis zum Abschluss, die Formulare und Dokumente im Umlauf und wo sie abgelegt werden.
Rollen und Zuständigkeiten
Wer einreicht, wer prüft, wer freigibt und wer vertritt, wenn jemand fehlt.
Systeme und Integrationen
Die Programme, die Sie nutzen, die Daten darin und mögliche Wege, sie zu verbinden, etwa APIs oder Exporte.
Datenquellen und Datenqualität
Wo jede Information entsteht, wie vollständig sie ist und wo sie doppelt vorliegt oder abweicht.
Bedürfnisse von Kunden und Nutzern
Was Kunden und Mitarbeitende vom Prozess erwarten: Informationen, Kanäle, Tempo und einen klaren Status.
Grenzen, Abhängigkeiten und Bereitschaft zur Veränderung
Budget, Fristen, interne Regeln, Abhängigkeiten von Dritten und die Zeit, die das Team dem Projekt widmen kann.
VORGEHEN
Wie entwickeln wir die Strategie?
- 01
Wir legen Ziele und Umfang der Analyse fest
Wir vereinbaren, welche Prozesse, Abteilungen und Systeme dazugehören.
- 02
Wir befragen Verantwortliche und Nutzer
Wir hören Führungskräften und denen zu, die den Prozess täglich ausführen.
- 03
Wir dokumentieren die heutige Arbeitsweise
Wir bilden Schritte, Dokumente, Systeme und Ausnahmen ab.
- 04
Wir benennen Probleme und Ursachen
Wir trennen Symptome von Ursachen: Verzögerungen, Doppelerfassungen, fehlende Informationen.
- 05
Wir bewerten die Alternativen
Wir vergleichen verbesserte Abläufe, bestehende Systeme, Integrationen und Neuentwicklung.
- 06
Wir wählen Prioritäten und die erste Phase
Wir entscheiden nach Nutzen und Machbarkeit, wo wir beginnen.
- 07
Wir erstellen den Umsetzungs- und Messplan
Phasen, Zuständigkeiten, erste Schätzung und Erfolgskennzahlen.
Es gibt keine einheitliche Dauer für eine Analyse. Sie hängt vom vereinbarten Umfang ab und davon, wie schnell Informationen vorliegen.
DAS ERGEBNIS
Was erhalten Sie am Ende?
Je nach vereinbartem Umfang endet die Analyse mit einem Dokument, das Sie für Entscheidungen, für die Angebotserstellung und für die Entwicklung nutzen können.
Die erste Schätzung von Kosten und Zeitplan beruht auf den Informationen der Analyse. Das endgültige Angebot wird erstellt, wenn der Projektumfang bestätigt ist.
- 1Zusammenfassung der heutigen Lage
- 2Prozesslandkarte
- 3Dokumentierte Probleme und Chancen
- 4Vorgeschlagener Prozess
- 5Wichtigste fachliche und technische Anforderungen
- 6Prioritäten und Abhängigkeiten
- 7Integrationsplan
- 8Erste Schätzung von Kosten und Zeitplan
- 9Erfolgskennzahlen
- 10Zuständigkeiten von ENOR und Kunde
Erste Schätzung
Eine Spanne für Kosten und Zeitplan mit klaren Annahmen, um über den nächsten Schritt zu entscheiden.
Endgültiges Angebot
Bestätigter Umfang mit festgelegten Phasen, Terminen und Kosten für die Umsetzung.
DIE ALTERNATIVEN
Neue Software, Integration oder Verbesserung des bestehenden Systems?
Es gibt keine einheitliche Lösung für jeden Fall. Die Alternativen werden mit denselben Kriterien verglichen.
Den Ablauf verbessern
Wann sie passen kann: Wenn das Problem aus Schritten, Regeln oder Rollen entsteht, nicht aus einem fehlenden Programm.
Was zu beachten ist: Erfordert interne Einigung und neue Arbeitsgewohnheiten; manchmal genügt das ohne Neuentwicklung.
Das bestehende System konfigurieren oder erweitern
Wann sie passen kann: Wenn das aktuelle System den Prozess unterstützt und das Team es gut nutzt.
Was zu beachten ist: Grenzen des Systems, Lizenzkosten und Spielraum für weitere Änderungen.
Systeme integrieren
Wann sie passen kann: Wenn die Information vorhanden ist, aber von einem Programm ins andere abgetippt wird.
Was zu beachten ist: Hängt von APIs, Dokumentation, Zugriffsrechten und Fehlerbehandlung ab.
Ein eigenes Modul entwickeln
Wann sie passen kann: Wenn der Prozess unternehmensspezifisch ist und kein bestehendes System ihn gut abdeckt.
Was zu beachten ist: Erfordert Entwicklung, Tests und langfristige Wartung.
Die Anwendung schrittweise ersetzen
Wann sie passen kann: Wenn das aktuelle System die Arbeit einschränkt, aber nicht sofort abgeschaltet werden kann.
Was zu beachten ist: Erfordert einen Migrationsplan, eine Zeit des Parallelbetriebs und eine Umstellung in Phasen.
Individuelle Entwicklung ist nicht immer die beste Lösung. Die Empfehlung beruht auf Ihrem Prozess, Ihren Systemen und Ihren Kapazitäten.
PRIORITÄTEN
Wir wählen den ersten Schritt nach Nutzen und Machbarkeit.
Jeder Kandidatenprozess wird mit denselben Kriterien bewertet. Der erste Schritt soll Nutzen bringen und mit den heutigen Daten und dem heutigen Team umsetzbar sein.
- Wirkung
- Hoch
- Häufigkeit
- Hoch
- Komplexität
- Mittel
- Datenqualität
- Mittel
- Abhängigkeiten
- Mittel
- Bereitschaft des Teams
- Hoch
- Kosten
- Mittel
Hoher Nutzen und gute Machbarkeit: ein starker Kandidat für die erste Phase.
Veranschaulichendes Beispiel mit erfundenen Prozessen und Stufen. Im Projekt beruht die Bewertung auf den gesammelten Informationen.
Die Bewertung erfolgt gemeinsam mit Ihrem Team. Bei Komplexität, Abhängigkeiten und Kosten ist eine niedrige Stufe günstiger.
Bewertungskriterien
- 01Wirkung auf das GeschäftZeit, Fehler, Kosten oder Kundenerlebnis, die sich ändern.
- 02Häufigkeit des ProzessesWie oft er läuft und wie viele Nutzer beteiligt sind.
- 03KomplexitätAnzahl der Schritte, Ausnahmen und Regeln.
- 04DatenqualitätWie vollständig und verlässlich die benötigten Daten sind.
- 05Abhängigkeiten von anderen SystemenIntegrationen oder Entscheidungen, die vor dem Start nötig sind.
- 06Bereitschaft des TeamsVerfügbarkeit der Nutzer und der verantwortlichen Person.
- 07Kosten für Umsetzung und WartungNicht nur die Entwicklung, sondern auch die langfristige Nutzung.
DIE VERÄNDERUNG STEUERN
Veränderung braucht eine verantwortliche Person und eine Messung.
Ein guter Plan reicht nicht, wenn niemand die Veränderung im Unternehmen steuert. Die Strategie legt auch fest, wie Menschen eingebunden und Ergebnisse gemessen werden.
Was dazugehört
- 01Eine verantwortliche Person aus dem FachbereichEntscheidet über Regeln und Prioritäten.
- 02Einbindung der NutzerWer den Prozess ausführt, wirkt an Analyse und Tests mit.
- 03Ein SchulungsplanFür wen, wann und in welcher Form.
- 04Ein Pilot, wenn nötigEin Test mit einer begrenzten Gruppe vor der Ausweitung.
- 05Messung vor und nach der EinführungDieselben Kennzahlen, zu beiden Zeitpunkten gemessen.
Mögliche Kennzahlen
- Bearbeitungszeit
- Manuelle Erfassungen
- Zur Ergänzung zurückgegebene Fälle
- Nutzung des Systems
HÄUFIGE FRAGEN
Fragen zur Strategie der digitalen Transformation
Weitere Lösungen für die digitale Transformation
Leistungen, die sich im selben Projekt ergänzen.
- Dokumentenmanagement und digitales ArchivDokumente, verknüpft mit Aufträgen, Projekten und Abläufen.
- Digitale Formulare und AbläufeStrukturierte Erfassung von Anträgen, Aufträgen und Arbeitsberichten.
- Prozess- und FreigabeautomatisierungDie Übergabe der Arbeit zwischen Rollen, Abteilungen und Phasen.
- Intelligente DokumentenverarbeitungInformationen aus vorhandenen Dokumenten mit OCR und KI extrahieren, wo nötig.
Brauchen Sie eine breitere Technologieberatung?Softwareberatung
Beginnen Sie mit einem begründeten Plan.
Erzählen Sie uns, wo es Verzögerungen gibt und was Sie verbessern möchten. Gemeinsam legen wir den Umfang der Analyse und die erwarteten Ergebnisse fest.
Was nach Ihrer Nachricht passiert
- 1Wir lesen Ihre BeschreibungWir sehen uns den Prozess, die genannten Systeme und die Schwachstellen an.
- 2Wir melden unsWir klären die Fragen, die wir zum Verständnis des Prozesses brauchen.
- 3Wir schlagen den ersten Schritt vorEine Analyse, einen begrenzten Test oder eine Schätzung, je nach Fall.
Bitte senden Sie in diesem Schritt keine vertraulichen Dokumente oder Daten.