Können wir Regeln je Abteilung haben?

Ja. Weiterleitungsregeln können sich nach Abteilung, Kategorie, Wert oder Antragsart unterscheiden. Wir legen sie mit Ihnen fest und testen sie an echten Fällen.

Werden mehrere Freigabestufen unterstützt?

Ja. Ein Antrag kann eine oder mehrere Freigaben durchlaufen, nacheinander oder parallel, wenn der Prozess es verlangt.

Was passiert, wenn die zuständige Person fehlt?

Es kann eine Vertretung oder eine zeitlich begrenzte Delegation festgelegt werden. Die Delegation wird protokolliert, damit klar ist, wer in wessen Namen entschieden hat.

Können wir den Ablauf ändern?

Ja. Manche Regeln kann ein Administrator ändern, andere erfordern Entwicklung, je nach Aufbau der Lösung. Das legen wir von Anfang an fest.

Wie werden laufende Anträge behandelt?

Ändert sich der Ablauf, wird entschieden, ob laufende Anträge nach den alten Regeln weiterlaufen oder zu den neuen wechseln. Die Entscheidung wird dokumentiert und für alle gleich angewendet.

Lässt es sich mit ERP oder CRM verbinden?

Oft ja, über APIs oder andere Wege, die die Systeme bieten. Für jede Aktion wird verfolgt, ob sie gesendet, bestätigt oder ein Eingriff nötig ist.

Ist die elektronische Signatur enthalten?

Nicht automatisch. Sie kann integriert werden, wenn ein Dokument es verlangt, mit dem Anbieter und der Signaturart, die zum Fall und zur geltenden Rechtsordnung passen.

Können wir mit einem einzigen Prozess beginnen?

Ja, und das ist oft der beste Weg. Ein einzelner Prozess, etwa Bestellanforderungen, erprobt Regeln und Akzeptanz vor der Ausweitung.

PROZESS- UND FREIGABEAUTOMATISIERUNG

Jeder Antrag mit einer zuständigen Person.Jede Entscheidung mit Verlauf.

Wir entwickeln Workflows, die Anträge weiterleiten, Aufgaben zuweisen und Freigaben nach Ihren Geschäftsregeln organisieren. Das Team sieht, was zu tun ist, wer zuständig ist und wo der Prozess steht.

Ihren Prozess besprechen Ein Freigabebeispiel

Laufende AnträgeVeranschaulichendes Konzept

Antrag	Zuständig	Fällig	Status
Laptop für den VertriebBA-2026-0061	A. Kola	14. März	In Prüfung
Externe SchulungSA-2026-0019	E. Prifti	18. März	Zur Ergänzung
LieferantenzahlungLZ-2026-0107	D. Leka	10. März	Freigegeben

Freigabeablauf

AbteilungsleitungFreigegeben
FinanzenIn Prüfung
GeschäftsführungAusstehend

Verlauf

11. März: freigegeben von E. Prifti. 12. März: an Finanzen weitergeleitet.

Klare Regeln
Fristen und Erinnerungen
Entscheidungsverlauf

DAS PROBLEM

Wenn ein Prozess per Nachricht verfolgt wird, wird die Zuständigkeit unklar.

Nachrichten und Anrufe sind schnell, schaffen aber keine Ordnung. Nach ein paar Tagen weiß niemand mehr sicher, wo der Antrag liegt und warum er feststeckt.

Was meist passiert

Anträge gehen in Unterhaltungen verloren
Freigaben ohne Kontext
Fristen, die niemand verfolgt
Keine Vertretung, wenn die zuständige Person fehlt
Der Grund einer Verzögerung bleibt unklar

Per NachrichtVeranschaulichendes Konzept

M. DidaHast du den Laptop-Antrag an die Finanzabteilung geschickt?
Antrag geht in der Unterhaltung verloren
E. PriftiJa, freigegeben. Wie hoch war der Betrag?
Freigabe ohne Kontext
M. DidaDer Lieferant braucht bis Montag eine Antwort.
Frist, die niemand verfolgt
E. PriftiA. Kola ist diese Woche im Urlaub. Wer unterschreibt?
Keine Vertretung, wenn die zuständige Person fehlt
M. DidaWarum hat sich noch nichts bewegt?
Grund der Verzögerung unklar

Vergleichen Sie denselben Antrag in einem Nachrichtenverlauf und in einem System mit klarer Zuständigkeit.

FUNKTIONEN

Workflows auf Grundlage Ihrer Regeln.

Die Regeln Ihres Prozesses werden zu Weiterleitung, Fristen und Kontrollen. Das System setzt um, was vereinbart ist, und jede Entscheidung bleibt sichtbar.

Weiterleitung und Entscheidungen

Automatische Zuweisung nach Kategorie
Freigaben nach Betrag oder Abteilung
Aufeinanderfolgende Schritte
Parallele Schritte bei Bedarf
Freigeben, ablehnen oder zur Ergänzung zurückgeben

Fristen und Kontrolle

Erinnerungen und Fristen
Eskalation
Kontrollierte Vertretung
Entscheidungsverlauf
Berichte und Suche

BEISPIEL

Beispiel: die Freigabe eines Einkaufs.

Ein veranschaulichender Ablauf in sechs Schritten. Wählen Sie Grenze und Abteilung und verfolgen Sie den Antrag bis zum Abschluss.

Bestellanforderung BA-2026-0061Veranschaulichendes Konzept

Wert

Abteilung

1Die Mitarbeiterin reicht den Antrag einAusstehend
2Die Vollständigkeit wird geprüftAusstehend
3Der Antrag wird nach den Regeln weitergeleitet: VertriebsleitungAusstehend
4Die zuständige Person entscheidetAusstehend
5Der freigegebene Antrag geht an FinanzenAusstehend
6Abschluss oder Problem wird festgehaltenAusstehend

EntscheidungsverlaufVeranschaulichendes Konzept

Noch keine Aktionen. Reichen Sie den Antrag ein, um zu beginnen.

Die Freigabegrenze ist veranschaulichend. Echte Werte legt Ihr Unternehmen fest.

Die Grenzen sind keine echten Werte: Sie legen sie in der Analyse fest. Nichts wird gesendet.

AUSNAHMEN

Ausnahmen brauchen ihren eigenen Weg.

Ein Workflow ist verlässlich, wenn er auch dann weiß, was zu tun ist, wenn etwas nicht nach Plan läuft.

Unvollständige Angaben
Behandlung: Der Antrag geht nicht weiter und mit der Liste fehlender Felder an den Antragsteller zurück.
Änderung nach der Freigabe
Behandlung: Wesentliche Änderungen schicken den Antrag erneut in die Freigabe; der Verlauf behält beide Fassungen.
Stornierung des Antrags
Behandlung: Die Stornierung wird mit Grund festgehalten und alle Beteiligten werden informiert.
Zuständige Person fehlt
Behandlung: Der Antrag geht nach der Vertretungsregel an die festgelegte Vertretung.
Frist überschritten
Behandlung: Eine Erinnerung wird gesendet und der Antrag je nach Regel eskaliert.
Fehlgeschlagene Integration
Behandlung: Die Aktion wird als „Eingriff nötig“ markiert und der Fehler protokolliert.
Verzögerte Antwort des anderen Systems
Behandlung: Der Antrag bleibt mit Prüffrist in Wartestellung, ohne doppelt gesendet zu werden.

Ändern sich die Regeln, wird auch festgelegt, was mit laufenden Anträgen geschieht: Sie laufen nach den alten Regeln weiter oder wechseln zu den neuen.

INTEGRATIONEN

Verbinden Sie die Entscheidung mit der Aktion in anderen Systemen.

Nach der Freigabe kann das System die passende Aktion in einem anderen Programm ausführen. Entscheidung und Ausführung werden getrennt verfolgt.

Jede Aktion durchläuft drei Zustände: im Prozess freigegeben, an das andere System gesendet, und bestätigt oder Eingriff nötig. Schutz vor doppelten Sendungen und Fehlerprotokollierung gehören zur Lösung.

Beispiele

Aktualisierung im CRM
Aufgabe anlegen
Buchung im Finanzsystem
Dokument ins Archiv übernehmen
Betroffene Partei benachrichtigen

API-Entwicklung & Integration

Aktion nach der FreigabeVeranschaulichendes Konzept

Antwort des Systems (simuliert)

Im Prozess freigegeben
An das andere System gesendet
Bestätigt

Noch keine Aktionen.

Wählen Sie das System und seine Antwort und führen Sie die Aktion aus. Alles ist auf dieser Seite simuliert.

FREIGABE UND SIGNATUR

Interne Freigabe und elektronische Signatur.

Das sind zwei verschiedene Dinge, auch wenn sie auf demselben Bildschirm erscheinen.

Im Prozess

Interne Freigabe

Hält die Entscheidung einer berechtigten Person im Workflow fest: wer entschieden hat, wann und auf welcher Grundlage.

Identifizierte Nutzerin oder identifizierter Nutzer
Datum und Uhrzeit
Kommentar und Dokumente

Eigene Anforderung

Elektronische Signatur

Kann integriert werden, wenn das Dokument es verlangt. Art der Signatur, Anbieter und Nutzung richten sich nach Dokument, Anbieter und geltender Rechtsordnung.

Anbindung eines Signaturanbieters
Art je nach Fall

Ein Klick auf „Freigeben“ ist keine qualifizierte elektronische Signatur. Diese Information ist keine Rechtsberatung.

MESSUNG

Messen Sie, wie der Prozess läuft.

Die Kennzahlen kommen aus den Daten Ihres Prozesses. Wir nennen keine Werte im Voraus.

ProzesskennzahlenVeranschaulichendes Konzept

Offene Anträge
Anzahl nach Status und Team.
Zeit pro Schritt
Wie lange ein Antrag bei jeder zuständigen Person liegt.
Anträge nach Fristablauf
Welche und warum sie verspätet sind.
Zur Ergänzung zurückgegebene Fälle
Wie oft und wegen welcher Informationen.
Auslastung je Team
Offene Anträge pro Person oder Gruppe.
Ausnahmen mit Handlungsbedarf
Fehlgeschlagene Integrationen, verpasste Fristen, Konflikte.

Die Werte kommen nach der Einführung aus den Daten Ihres Prozesses.

HÄUFIGE FRAGEN

Fragen zur Prozessautomatisierung

Weitere Lösungen für die digitale Transformation

Leistungen, die sich im selben Projekt ergänzen.

Ordnen Sie Ihre Freigaben und Workflows.

Erzählen Sie uns, wie ein Antrag heute vom Einreichen bis zur Entscheidung läuft. Gemeinsam legen wir Regeln und ersten Schritt fest.

Was nach Ihrer Nachricht passiert

1Wir lesen Ihre BeschreibungWir sehen uns den Prozess, die genannten Systeme und die Schwachstellen an.
2Wir melden unsWir klären die Fragen, die wir zum Verständnis des Prozesses brauchen.
3Wir schlagen den ersten Schritt vorEine Analyse, einen begrenzten Test oder eine Schätzung, je nach Fall.

Bitte senden Sie in diesem Schritt keine vertraulichen Dokumente oder Daten.