Können bestehende Dokumente importiert werden?

Ja. Digitale Dateien können mit den vorhandenen Informationen importiert werden. Vor dem Import legen wir Struktur, Benennungsregeln und Prüfverfahren fest. Bei Papierdokumenten werden Scanverfahren und Zuständigkeiten im Projekt vereinbart.

Können wir in PDFs und Scans suchen?

In PDFs mit Text ja. Scans brauchen Texterkennung (OCR), deren Qualität vom Scan, der Sprache und dem Aufbau des Dokuments abhängt. Das OCR-Ergebnis dient der Suche und ersetzt nicht das Originaldokument.

Lässt sich der Zugriff nach Abteilung einschränken?

Ja. Der Zugriff kann nach Rolle, Abteilung, Dokumentkategorie oder Ordner festgelegt werden. Die Regeln bestätigen wir mit Ihnen vor der Einführung.

Bleiben frühere Versionen erhalten?

Ja, wenn die Versionierung Teil der Lösung ist. Jede Version wird mit Datum und hochladender Person gespeichert, und die aktuelle Version ist gekennzeichnet.

Kann das Archiv mit CRM oder ERP verbunden werden?

Oft ja, je nachdem, was diese Systeme bieten, etwa APIs oder Exporte, und je nach Zugriffsrechten. So erscheinen Dokumente direkt beim passenden Kunden, Auftrag oder Mitarbeitenden.

Können wir alle Informationen exportieren?

Format und Art des Exports von Dokumenten und Metadaten werden im Projekt festgelegt, damit die Informationen nicht an ein einziges System gebunden bleiben.

Was passiert mit den Papierdokumenten?

Die Software entscheidet nicht über Originale. Ob sie aufbewahrt, vernichtet oder übergeben werden, entscheiden Sie nach den für Sie geltenden Regeln. Das Scannen allein erlaubt nicht automatisch die Vernichtung des Originals.

Wie werden die Kosten festgelegt?

Nach Menge und Zustand der Dokumente, Zahl der Nutzer, gewünschten Funktionen und Integrationen. Nach einer ersten Analyse erstellen wir eine Schätzung in Phasen.

DOKUMENTENMANAGEMENT UND DIGITALES ARCHIV

Finden Sie das richtige Dokument, zusammen mit den Informationen, die Sie brauchen.

Wir entwickeln Systeme, die Dokumente so ordnen, wie Ihr Unternehmen arbeitet. Ordner, Kategorien, Suche, Versionen und kontrollierter Zugriff — verbunden mit den passenden Kunden, Projekten und Prozessen.

Ihr Archiv besprechen Funktionen

DokumentenarchivVeranschaulichendes Konzept

Suche nach Name, Referenz oder Partei

Referenz: VTR-2026-014
Datum: 14.02.2026
Partei: Demo Kunde GmbH
Status: Gültig

Versionen

v3 · 14.02.2026aktuell
v2 · 02.02.2026
v1 · 20.01.2026

Suche und Filter
Versionen und Verlauf
Rollenbasierter Zugriff

DAS PROBLEM

Ein digitales Archiv sollte mehr sein als ein Ordner voller Dateien.

Scannen und in einem gemeinsamen Ordner speichern löst das Problem nicht von allein. Ohne Struktur, Regeln und Bezug zur Arbeit bleiben Dokumente schwer zu finden und schwer zu kontrollieren.

Die häufigsten Probleme

Unklare Dateinamen
Dokumente auf mehreren Rechnern
Versionen, die man nicht unterscheiden kann
Manuelle Suche
Dokumente ohne Bezug zum Prozess
Mehr Zugriff als nötig

Gemeinsamer Ordner heuteVeranschaulichendes Konzept

Vertrag_final_FINAL(2).pdfVersionen nicht unterscheidbar
scan0042.pdfUnklarer Name
Desktop / Rechnungen 2026Nur auf einem Rechner
Neues Angebot.docxOhne Bezug zu Kunde oder Prozess
Gehälter_2026.xlsxMehr Zugriff als nötig
Suche: „Kundenvertrag“Manuelle Suche, Ordner für Ordner

Vergleichen Sie dieselben Dokumente in einem gemeinsamen Ordner und in einem geordneten Archiv.

STRUKTUR

Geordnet nach der Logik Ihres Unternehmens.

Die Struktur richtet sich nach Ihrer Arbeitsweise, nicht nach einer fertigen Vorlage. Dasselbe Dokument ist aus mehreren Richtungen erreichbar.

Struktur des ArchivsVeranschaulichendes Konzept

Demo Kunde

Dienstleistungsvertrag
VTR-2026-014 · 14.02.2026 · Gültig
Ausgangsrechnung
AR-0381 · 03.03.2026 · Bezahlt
Angebot
ANG-2026-031 · 28.02.2026 · Versendet

Kunde Beta

Übergabeprotokoll
PRJ-A-UP-02 · 05.03.2026 · Unterschrieben

Kunde Gamma

Materialanforderung
ANF-2026-0142 · 03.03.2026 · In Prüfung

Wählen Sie die Ordnung. Die Dokumente bleiben gleich, nur die Ansicht ändert sich.

Ordner nach Kunde oder Lieferant
Dokumente nach Projekt oder Vertrag
Kategorien nach Abteilung
Felder wie Datum, Referenznummer, Partei und Status
Verknüpfungen zwischen Dokumenten und Anträgen
Klassifizierung passend zum Prozess

FUNKTIONEN

Funktionen, die wir entwickeln können.

Die Lösung entsteht mit den Funktionen, die Ihr Prozess braucht. Manche sind in fast jedem Archiv nötig, andere kommen je nach Fall hinzu.

Ordnung und Suche

Hochladen und Import
Eigene Kategorien und Felder
Suche und Filter
Volltextsuche, wenn die Verarbeitung es erlaubt
Versionen
Kommentare und Notizen, getrennt vom Original

Kontrolle und Anbindung

Rollenbasierte Rechte
Protokollierung von Aktionen laut Projekt
Benachrichtigungen zu Fristen
Export von Dokumenten und Metadaten
Integrationen mit anderen Systemen

Nicht jede Funktion ist automatisch Teil jedes Projekts. Die Liste wird in der Analyse nach Bedarf und Budget festgelegt.

DAS BESTEHENDE ARCHIV

Wie wird das bestehende Archiv geordnet?

Wie Papierdokumente gescannt werden und wer dafür zuständig ist, wird im Projekt festgelegt. ENOR entwickelt die Software für Import, Ordnung und Prüfung.

01
Bestandsaufnahme der Quellen
Gemeinsame Ordner, E-Mail, Rechner, Programme und Papierarchive.
02
Struktur festlegen
Ordner, Kategorien und Felder passend zu Ihrer Arbeitsweise.
03
Regeln für Benennung und Klassifizierung
Wie Dokumente benannt und Kategorien vergeben werden.
04
Import oder Vorbereitung der Scans
Import digitaler Dateien und Vorbereitung der Scans nach den vereinbarten Regeln.
05
Stichproben und Einträge prüfen
Wir prüfen Stichproben auf Benennung, Kategorie und Felder.
06
Zugriffskontrolle
Wer sieht, wer ändert und wer herunterlädt, bevor das Archiv freigegeben wird.
07
Einführung
Schulung der Nutzer und Regeln für neue Dokumente.

Wir erhalten die Verbindung zwischen Originaldatei, Versionen und indexierten Informationen.

Dateien, die wie Duplikate aussehen, werden nicht automatisch gelöscht. Kriterien und Prüfablauf legen wir mit Ihnen fest.

VERKNÜPFUNGEN

Dokumente, verbunden mit Ihrer Arbeit.

Ein Dokument versteht man am besten im Zusammenhang. Wir verknüpfen es mit dem Kunden, der Mitarbeiterin, dem Auftrag, dem Projekt oder dem Antrag, zu dem es gehört.

Beispiele

Verträge mit dem Kundenprofil
Mitarbeiterdokumente mit der Personalakte
Auftragsdokumente mit der Abwicklung
Protokolle mit dem Projekt
Belege mit dem Freigabeantrag

Kundenprofil — Demo KundeVeranschaulichendes Konzept

Kontakt: Vertriebsbüro
Status: Aktiver Kunde
Zuständig: E. Prifti

Verknüpfte Dokumente

Dienstleistungsvertrag VTR-2026-014v3
VertragsnachtragIn Prüfung
Angebot ANG-2026-031Versendet

ZUGRIFF

Zugriff, Verlauf und Lebenszyklus.

Die Regeln werden je Dokumentkategorie festgelegt, gemeinsam mit den Personen, die den Prozess kennen.

Wir legen fest

Wer sehen darf
Wer ändern darf
Wer herunterladen darf
Wie Versionen behandelt werden
Wie Aufbewahrung, Export und Löschung geregelt sind

ZugriffsrechteVeranschaulichendes Konzept

Zugriffsrechte: Verträge
Rolle	Ansehen	Ändern	Herunterladen	Löschen
Vertrieb
Finanzen
Personal
Leitung

Löschen ist nur nach den im Projekt festgelegten Aufbewahrungsregeln erlaubt.

Aufbewahrungs- und Löschfristen richten sich nach Ihrem Bedarf und den Anforderungen, die für Ihr Unternehmen gelten; es gibt keine einheitliche Frist für alle Fälle.

Die Protokollierung unterstützt die Kontrolle, macht das System aber allein weder zertifiziert noch den Verlauf unveränderbar. Ein gescanntes Dokument bedeutet nicht, dass das Original vernichtet werden darf.

HÄUFIGE FRAGEN

Fragen zum Dokumentenmanagement

Weitere Lösungen für die digitale Transformation

Leistungen, die sich im selben Projekt ergänzen.

Bringen Sie Ordnung in Ihre Unternehmensdokumente.

Erzählen Sie uns, wo Ihre Dokumente heute liegen, wie viele es sind und wer sie nutzt. Wir schlagen eine Struktur und den ersten Schritt vor.

Was nach Ihrer Nachricht passiert

1Wir lesen Ihre BeschreibungWir sehen uns den Prozess, die genannten Systeme und die Schwachstellen an.
2Wir melden unsWir klären die Fragen, die wir zum Verständnis des Prozesses brauchen.
3Wir schlagen den ersten Schritt vorEine Analyse, einen begrenzten Test oder eine Schätzung, je nach Fall.

Bitte senden Sie in diesem Schritt keine vertraulichen Dokumente oder Daten.